Agenda

Créer des rendez-vous

7.4.7. Ajouter des participants ou des ressources

Pour ajouter des participants ou des ressources depuis la page d'édition d'un rendez-vous :

  1. Saisissez les adresses électroniques des participants, le nom d'un groupe, d'une liste de diffusion ou d'une ressource dans le champ de saisie figurant sous Participants.

    • Lorsque vous saisissez des destinataires, des suggestions correspondant au texte déjà saisi sont affichées. Pour accepter une suggestion, cliquez dessus

    • Pour sélectionner des contacts depuis un carnet d'adresses, cliquez sur l'icône Carnet d'adresses à la droite du champ de saisie.

  2. Suivant la configuration du collecticiel, vous pouvez autoriser les participants à modifier ultérieurement le rendez-vous. Pour ce faire, cochez la case Les participants peuvent apporter des modifications. Veuillez prendre note des éléments suivants :

    • Cette option n'est pas disponible dans les dossiers publics ou pour des rendez-vous comportant des participants externes.

    • La case à cocher n'est disponible que pour l'organisateur du rendez-vous. Chaque modification est apportée pour le compte de l'organisateur.

    • Les participants peuvent ajouter d'autres participants, mais pas en retirer. Les participants ne peuvent pas se retirer eux-mêmes du rendez-vous.

  3. Pour supprimer des participants ou des ressources, cliquez sur l'icône Supprimer .

    Par défaut, vous êtes enregistré comme organisateur lorsque vous créez un rendez-vous. Si vous créez le rendez-vous dans un agenda public, vous pouvez supprimer l'organisateur de ce rendez-vous. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Supprimer .

Résultat :

  • Chaque participant reçoit une invitation au rendez-vous.

  • Si les participants acceptent le rendez-vous, celui-ci est enregistré dans leurs agendas respectifs.

  • Si un participant externe accepte le rendez-vous, vous recevez un courriel. Dans ce courriel, vous devez accepter les modifications apportées au rendez-vous afin que le participant externe soit ajouté à votre rendez-vous.

Conseil : pour trouver des plages horaires libres pour tous les participants et toutes les ressources, vous pouvez utiliser la vue de planification.

Actions de niveau supérieur :

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